문자 주문을 엑셀로 옮기는 데 하루 몇 분을 쓰고 계신가요

문자로 주문을 받는 판매자에게 “일이 많다”는 말은 대개 두 가지가 섞여 있습니다. 주문이 많은 것과, 주문을 정리하는 데 시간이 드는 것. 이 둘은 완전히 다른 문제이고, 해결 방법도 다릅니다.

한 건에 실제로 걸리는 시간

문자를 열어 읽고, 엑셀로 넘어가 이름을 적고, 다시 문자로 돌아가 주소를 확인하고, 품목과 수량을 적고, 우편번호를 검색합니다. 앱을 오가는 왕복이 3~4번, 한 건에 대략 1~2분입니다.

하루 20건이면 30분 안팎. 문제는 이 시간이 성수기에 정확히 비례해서 늘어난다는 점입니다. 주문이 두 배가 되면 정리 시간도 두 배가 되고, 실수도 함께 늘어납니다.

시간보다 비싼 것은 실수

옮겨 적기에서 나오는 실수는 유형이 정해져 있습니다.

• 주문자와 받는 분을 같은 사람으로 적음 — 선물 발송에서 특히 잦습니다
• 수량을 한 자리 잘못 적음 — 원문을 다시 보지 않으면 발견되지 않습니다
• 주소의 동·호수를 빠뜨림 — 배송 실패로 이어집니다
• 주문 한 건을 통째로 빠뜨림 — 보통 발송 당일에 발견됩니다

사과 전화 한 통은 단골 한 명입니다. 정리에 드는 30분보다 비싼 비용입니다.

줄일 수 있는 지점

고객에게 주문폼을 쓰라고 하는 방법이 있습니다. 하지만 문자로 주문하는 고객은 대개 그 방법이 편해서 문자를 쓰는 것이 아니라, 그것밖에 익숙하지 않아서 문자를 씁니다. 주문 방법을 바꾸라는 요구는 주문을 줄이는 요구가 되기 쉽습니다.

그래서 남는 방법은 하나입니다. 고객의 주문 방법은 그대로 두고, 받은 문장을 자동으로 나누는 것. 문자를 복사해 붙여넣으면 이름·연락처·주소·품목·수량으로 나뉘고, 사람은 확인만 하면 됩니다. 왕복 3~4번이 탭 두 번이 됩니다.